Luottamuksellisen materiaalin litterointi ja tekstitys – näin tietoturva varmistetaan

Kokousnauhoitteet, todistajien kuulemiset, terveydenhuollon haastattelut, yritysten tulosjulkaisumateriaalit – litteroitavat ja tekstitettävät aineistot sisältävät usein erittäin luottamuksellista tietoa. Silti moni organisaatio lähettää materiaalinsa palveluihin, joiden tietoturvakäytännöistä ei ole tarkkaa tietoa. Tässä blogitekstissä käymme läpi, mitä tietoturvaan liittyviä asioita litterointi- ja tekstityspalvelua valitessa kannattaa huomioida – ja miten me Spokenilla olemme ne ratkaisseet.

Miksi tietoturva on litteroinnissa ja tekstityksessä niin tärkeää?

Litteroitava ja tekstitettävä materiaali on luonteeltaan poikkeuksellisen herkkää. Toisin kuin esimerkiksi käännettävä teksti, ääni- ja videotallenteet sisältävät usein henkilöiden tunnistettavia ääniä, luottamuksellisia keskusteluja ja tietoa, jota ei ole tarkoitettu julkiseksi. Esimerkkejä tyypillisistä luottamuksellisista materiaaleista ovat oikeusprosessien todistajankuulemiset, terveydenhuollon potilashaastattelut ja -tutkimukset, yritysten hallitusten kokousmateriaalit ja tulosjulkaisujen ennakkotiedot sekä puolustusvoimien aineisto.

Jos tällainen materiaali päätyy vääriin käsiin tai vuotaa käsittelyprosessin aikana, seuraukset voivat olla vakavia – niin juridisesti, taloudellisesti kuin maineenkin kannalta.

Mitä palveluntarjoajalta kannattaa kysyä?

Kun vertailet litterointi- ja tekstityspalveluja, tietoturvan arviointi ei aina ole helppoa. Tässä konkreettisia kysymyksiä, joita kannattaa esittää:

Missä data sijaitsee ja käsitellään? Selvitä, missä maantieteellisesti materiaali säilytetään ja prosessoidaan. EU-alueella toimiville organisaatioille on usein tärkeää, että data pysyy EU:n rajojen sisäpuolella, jotta GDPR-vaatimukset täyttyvät.

Keillä on pääsy materiaaliin? Onko pääsy rajattu vain niihin henkilöihin, jotka työskentelevät juuri sinun projektisi parissa? Vai onko materiaalisi saavutettavissa laajemmalle joukolle?

Onko henkilöstön kanssa solmittu salassapitosopimukset? Tämä koskee sekä palveluntarjoajan omia työntekijöitä että mahdollisia freelancereita.

Miten materiaali toimitetaan ja palautetaan? Kulkeeko aineisto suojattua yhteyttä pitkin koko prosessin ajan?

Kuinka kauan materiaali säilytetään? Poistetaanko tiedostot automaattisesti tietyn ajan jälkeen?

Entä tekoälypohjaisissa palveluissa – mihin data ohjautuu? Monet AI-litterointipalvelut hyödyntävät kolmannen osapuolen rajapintoja, jolloin äänimateriaali saattaa päätyä käsiteltäväksi EU:n ulkopuolelle tai sitä saatetaan käyttää mallien kouluttamiseen.

Näin tietoturva on järjestetty Spokenilla

Olemme rakentaneet toimintamme alusta alkaen niin, että asiakkaan materiaalin luottamuksellisuus on turvattu jokaisessa vaiheessa.

Oma järjestelmä EU:ssa. Spokenilla on oma ohjelmistokumppanin kanssa kehitetty litterointi- ja tekstitysjärjestelmä, joka on rakennettu Google Cloud -ympäristöön EU-alueelle. Kaikki aineisto – myös AI-litteroinnissa ja -tekstityksessä käsiteltävä data – pysyy kokonaisuudessaan tämän järjestelmän sisällä. Emme käytä kolmannen osapuolen API-rajapintoja, joihin materiaali lähetettäisiin ulkopuolelle.

Rajattu pääsy. Asiakkaan materiaaliin pääsevät käsiksi vain sitä työstävä projektiassistentti ja projektinhallinnan henkilöt. Litteroijat ja tekstittäjät työskentelevät suoraan selainpohjaisessa Spoken TOOL -järjestelmässä, eikä materiaalia tarvitse ladata omalle koneelle.

Automaattinen poisto. Asiakkaan materiaali poistetaan järjestelmästä automaattisesti kolme kuukautta valmistumisen jälkeen.

Salassapitosopimukset. Kaikkien työntekijöidemme ja freelancereidemme kanssa on tehty salassapitosopimukset. Kaikki projektit ovat aina luottamuksellisia ja salassapidettäviä.

Suojattu toimitus. Materiaali toimitetaan Spokenille suoraan järjestelmäämme suojatulla lähetyslomakkeella. Linkit valmiiseen aineistoon palautetaan asiakkaalle SSL-suojatulla sähköpostilla tai tiedostot voi ladata suoraan asiakastililtä, jonne kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla.

GDPR-vaatimusten mukainen henkilötietojen käsittely. Keräämme vain asiakassuhteen hallinnan ja laskutuksen kannalta välttämättömiä henkilötietoja, ja asiakastietoja käsittelevät ainoastaan yrityksen johdossa toimivat henkilöt.

Räätälöityjä ratkaisuja vaativaan tietoturvaan. Ymmärrämme, että eri organisaatioilla on erilaisia tietoturvavaatimuksia. Siksi tarjoamme myös räätälöityjä järjestelyjä, kuten nimetty litteroija tai tekstittäjä tietylle asiakkaalle, erillinen NDA-sopimus asiakkaan vaatimusten mukaisesti sekä normaalia lyhyempi materiaalin säilytysaika. Näin varmistamme, että palvelumme sopii myös kaikkein vaativimpiin tietoturvatarpeisiin.

AI-litterointi ei tarkoita tietoturvasta tinkimistä

Yksi yleinen huolenaihe on tekoälypohjaisten palvelujen tietoturva. Monissa palveluissa äänitiedosto lähetetään ulkopuolisen palveluntarjoajan – esimerkiksi OpenAI:n tai Googlen – rajapintaan, jolloin kontrolli datan käsittelystä siirtyy kolmannelle osapuolelle.

Spokenin AI-litterointi ja -tekstitys toimivat kokonaan oman järjestelmämme sisällä. Data prosessoidaan ja säilytetään koko ajan Google Cloud -ympäristössämme EU-alueella. Tämä tarkoittaa, että myös tekoälypohjaista palvelua valitessasi voit luottaa siihen, että materiaalisi pysyy turvassa.

Yhteenveto: tietoturva on valintaperuste, ei lisäominaisuus

Litterointi- ja tekstityspalvelun valinnassa hinta ja toimitusaika ovat luonnollisesti tärkeitä tekijöitä. Mutta kun käsiteltävänä on luottamuksellista materiaalia, tietoturvan pitäisi olla yksi ensimmäisistä valintaperusteista – ei jälkikäteen mietittävä lisäominaisuus.

Haluatko tietää lisää Spokenin tietoturvakäytännöistä tai pyytää tarjouksen luottamuksellisen materiaalin litteroinnista tai tekstityksestä? Ota yhteyttä – kerromme mielellämme lisää.