Kuvittele tilanne: kansalainen saa hyvinvointialueelta päätöksen, joka vaikuttaa hänen oikeuteensa saada palvelua. Hän lukee päätöksen kahdesti, mutta ei ymmärrä, onko hakemus hyväksytty vai hylätty. Hän soittaa virastoon, jossa virkailija selittää asian puhelimessa viidessä minuutissa. Tämä puhelu maksaa molemmille osapuolille aikaa ja rahaa, ja sen olisi voinut välttää, jos päätösteksti olisi ollut selkeä.
Selkeä kieli julkishallinnossa ei ole pelkkä viestinnällinen ihanne. Se on lakisääteinen velvoite, jonka hallintolaki asettaa jokaiselle viranomaiselle. Silti valtaosa suomalaisista kokee viranomaiskielen vaikeaksi. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä hallintolaki käytännössä vaatii, miksi viranomaistekstit silti jäävät vaikeaselkoisiksi ja miten ammattimainen kielentarkistus auttaa täyttämään selkeän kielen velvoitteen.
Mitä selkeä kieli tarkoittaa ja miksi laki edellyttää sitä?
Hallintolain (434/2003) 9 §:n mukaan viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Velvoite koskee kaikkea viranomaisen asiakasviestintää: päätöksiä, kirjeitä, verkkosivuja, lomakkeita ja digitaalisia palveluja. Kyseessä ei ole suositus vaan oikeudellinen normi, joka on ollut voimassa vuodesta 2004.
Hallintolain perusteluissa (HE 72/2002) avataan, mitä nämä kolme vaatimusta tarkoittavat käytännössä. Asiallisuus edellyttää neutraalia ja kunnioittavaa sävyä. Selkeys kytkeytyy havainnollisuuteen ja yksiselitteisyyteen. Ymmärrettävyys puolestaan tarkoittaa johdonmukaisuutta ja sitä, että teksti välittää riittävän tiedon vastaanottajalle. Yhdessä nämä kolme kriteeriä muodostavat hyvän virkakielen perustan.
Selkeä kieli ja selkokieli ovat eri asioita
Yksi yleinen väärinkäsitys on, että selkeä kieli ja selkokieli tarkoittavat samaa. Selkeä kieli on suunnattu kaikille kansalaisille, myös niille, joilla ei ole erityisiä lukemisen tai ymmärtämisen vaikeuksia mutta jotka eivät ole alan asiantuntijoita. Selkokieli puolestaan on erityismukautettu kielimuoto, joka on sisällöltään, sanastoltaan ja rakenteeltaan yleiskieltä yksinkertaisempaa. Se on suunnattu ihmisille, jotka tarvitsevat tukea lukemisessa esimerkiksi kognitiivisista tai kielellisistä syistä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että selkeää kieltä viranomaisen on käytettävä aina, jokaisessa tekstissä. Selkokieltä tarvitaan lisäksi tietyissä yhteyksissä, mutta se ei korvaa selkeän kielen velvoitetta eikä päinvastoin. Kun puhutaan julkishallinnon viestinnän kehittämisestä, lähtökohtana on aina selkeä yleiskieli.
Miksi viranomaistekstit jäävät usein vaikeaselkoisiksi?
Vaikka lakivelvoite on ollut voimassa yli kaksi vuosikymmentä, viranomaiskieli koetaan edelleen vaikeaksi. Valtiovarainministeriön kansalaiskyselyssä (2022) enemmistö vastaajista arvioi hallinnossa esiintyvän vaikeaa virkakieltä. Ongelma ei johdu yksittäisten virkahenkilöiden huolimattomuudesta vaan rakenteellisista syistä, jotka toistuvat organisaatiosta toiseen.
Lakiviittausten ketjutus tekee tekstistä vaikeaselkoista
Säädöskieli vaikuttaa kaikkeen muuhun hallinnon kielenkäyttöön, koska säädökset ovat viranomaisten toiminnan perusta. Kun päätösteksti viittaa lakipykälään, joka viittaa toiseen pykälään, joka viittaa asetukseen, lukija joutuu seuraamaan viittausketjua ymmärtääkseen, mistä on kyse. Tutkimukset osoittavat, että pitkät virkkeet, viittaukset ja termit vaikeuttavat lukemista merkittävästi, myös juridisen koulutuksen saaneilla.
Sisäinen jargon siirtyy ulkoiseen viestintään
Virkakulttuurissa käytetyt termit ja ilmaisutavat tarttuvat. Kun organisaation sisäiset tekstit kirjoitetaan ammattijargonilla, sama kieli siirtyy helposti myös kansalaisille suunnattuihin päätöksiin ja ohjeisiin. Etuuspäätös voi koostua valmiista fraaseista, tekstipohjaan kuuluvista teksteistä, käsittelijän omasta tekstistä ja asiantuntijalausuntojen referaateista. Jokainen osa-alue tuo mukanaan omat terminsä ja rakenteensa, ja kokonaisuudesta tulee vaikeaselkoinen.
Kiire ja resurssipula estävät tekstien hiomisen
Virkamiesetiikan tila 2024 -kyselytutkimuksessa vaikeasti ymmärrettävä virkakieli nousi esiin yhtenä yleisimmistä epäeettisistä toimintatavoista yhdessä liian kiireisen työtahdin ja vähäisten voimavarojen kanssa. Nämä ongelmat kytkeytyvät toisiinsa: kun aikaa ei ole tekstien selkeyttämiseen, epäselvästä kielestä seuraa kyselyjä, selvityksiä ja muutoksenhakua, mikä lisää työkuormaa entisestään.
Käytännön keinot selkeämmän viranomaiskielen saavuttamiseen
Selkeän viranomaiskielen saavuttaminen edellyttää sekä organisaatiotason toimenpiteitä että yksittäisen kirjoittajan taitoja. Kotimaisten kielten keskus (Kotus) on rakentanut tähän kattavan tukiverkoston, jota jokainen viranomainen voi hyödyntää.
Tarkistuslista viranomaistekstin selkeyden arviointiin
Ennen kuin teksti lähetetään vastaanottajalle, kirjoittaja voi arvioida sen selkeyttä seuraavilla kysymyksillä:
- Onko tekstin pääviesti tunnistettavissa ensimmäisestä kappaleesta?
- Ovatko virkkeet enintään kahden lauseen mittaisia, vai pitääkö pitkiä rakenteita pilkkoa?
- Onko ammattitermit selitetty tai korvattu yleiskielisillä vastineilla?
- Onko lakiviittaukset avattu niin, että lukija ymmärtää niiden merkityksen ilman erillistä hakua?
- Onko teksti luettu ääneen, ja kuulostaako se luontevalta?
Tutkimuksissa ymmärtämistä helpottavina piirteinä on tunnistettu erityisesti lyhyet virkkeet, tutut sanat ja luetelmat. Nämä eivät ole pelkkiä tyylikeinoja vaan konkreettisia työkaluja, joilla selkeän kielen velvoite täyttyy.
Organisaatiotason toimenpiteet
Kotus tarjoaa maksuttoman verkkokurssipaketin E-oppiva-alustalla, joka sisältää kuusi kurssia virkakielen kehittämiseen. Hallintolain 20-vuotisjuhlavuonna 2024 Kotus haastoi kaikki julkishallinnon organisaatiot ottamaan nämä kurssit osaksi uusien työntekijöiden perehdytystä. Tämä on konkreettinen askel, joka ei vaadi erillistä budjettia.
Kielitoimiston ohjepankissa on lisäksi kattavat ohjeet asiallisen, selkeän ja ymmärrettävän kielen kirjoittamiseen. Selkeää kieltä kannattaa käyttää myös hallinnon sisäisissä teksteissä, koska ne toimivat usein pohjana ulkoiselle viestinnälle. Jos sisäiset pohjatekstit ovat vaikeaselkoisia, niiden ongelmat siirtyvät suoraan kansalaisille suunnattuun viestintään.
Miten ammattimainen kielentarkistus tukee selkeän kielen tavoitteita?
Kielentarkistus on oikolukua perusteellisempaa työtä. Siinä missä oikoluku karsii kirjoitus- ja kielioppivirheet, kielentarkistus puuttuu myös tekstin yleiseen luettavuuteen: lauserakenteiden sujuvoittamiseen, sanaston täsmällisyyteen ja kohderyhmälle sopivuuteen. Julkishallinnon kontekstissa tämä tarkoittaa esimerkiksi pitkien, substantiivitautisten virkkeiden selkeyttämistä ja keskeisen asian nostamista näkyviin.
Milloin ulkoinen kielentarkistus on perusteltua?
Organisaation omat resurssit riittävät usein päivittäisten tekstien tuottamiseen, mutta tietyissä tilanteissa ulkoinen kielentarkistuspalvelu tuo merkittävää lisäarvoa. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi:
- Laajat tekstiuudistukset, kuten päätösfraasien tai asiakasohjekokonaisuuksien uusiminen
- Verkkosivujen tai digitaalisten palvelujen sisällön saavutettavuustarkistus
- Monikieliset viestintähankkeet, joissa selkeys pitää varmistaa usealla kielellä
- Tilanteet, joissa organisaation oma henkilöstö on sokeutunut omalle ammattikielelleen
Ulkoinen kielentarkistaja tuo tekstiin tuoreen lukijan näkökulman. Hän tunnistaa kohdat, joissa kirjoittaja on olettanut lukijan tietävän jotain, mitä tämä ei tiedä. Tämä on erityisen arvokasta juuri viranomaisteksteissä, joissa kirjoittaja on usein syvällä omassa asiantuntijuudessaan.
Selkeä lähtökieli helpottaa myös mahdollista jatkokäsittelyä. Kun suomenkielinen teksti on selkeä ja yksiselitteinen, sen kääntäminen toiselle kielelle tuottaa paremman lopputuloksen. Tämä on olennaista esimerkiksi kaksikielisille kunnille ja virastoille, jotka tuottavat sisältöä sekä suomeksi että ruotsiksi.
Spokenin kielentarkistuspalvelu perustuu kielitieteen ja viestinnän ammattilaisten osaamiseen. Tarkistuksessa kiinnitetään huomiota kieliopin virheettömyyteen, lauserakenteiden selkeyteen ja sanaston kohderyhmälle sopivuuteen. Työ tehdään suljetussa järjestelmässä, joka täyttää GDPR:n vaatimukset, mikä on erityisen tärkeää viranomaistekstien käsittelyssä.
Selkeä kieli julkishallinnossa ei ole vain lakivelvoitteen täyttämistä. Se on investointi, joka säästää sekä kansalaisten että viranomaisten aikaa ja vahvistaa luottamusta hallintoon. Kun tekstit ovat ymmärrettäviä, neuvonnan tarve vähenee, muutoksenhaku harvinaistuu ja virkailijoiden työaika kohdistuu olennaiseen.
Haluatko varmistaa, että organisaatiosi tekstit täyttävät selkeän kielen velvoitteen? Pyydä tarjous kielentarkistuksesta, niin palaamme asiaan 24 tunnin kuluessa.