Vinkit tekstin ymmärrettävyyden parantamiseen, osa 1

Tekstin ymmärrettävyys on asia, johon kiinnitetään usein huomiota vasta sen puuttuessa. Ongelma tulee vastaan erityisesti virka- ja suunnittelukielessä sekä erilaisissa säädösteksteissä, joiden laatijana on usein tietyn alan ammattilainen. Lukijalla ei sitä vastoin ole aina syvempää tietoa tai osaamista aiheesta.

Kirjoittaja voi ennaltaehkäistä väärinymmärryksiä ja epäselvyyksiä huomioimalla lukijan esimerkiksi sanavalintojen, selkeiden lauserakenteiden ja harkitun informaatiorakenteen kautta. Tämä on erityisen tärkeää, jos lukijan tulee toimia tekstissä esitettyjen ohjeiden mukaan. Ymmärrettävyydellä säästetään siis sekä lukijan hermoja että kirjoittajan aikaa, kun asioita ei tarvitse selventää useampaan otteeseen. Tässä kaksiosaisessa postaussarjassa pureudutaan keinoihin, joilla kirjoittaja voi parantaa tekstinsä ymmärrettävyyttä.

Lukijaa tukeva informaatiorakenne

Informaatiorakenteella tarkoitetaan sitä, missä järjestyksessä tiedot esitetään tekstissä. Tekstillä kokonaisuutena on tietynlainen informaatiorakenne, mutta tietojen esittämisjärjestys on tärkeä asia myös yksittäisen lauseen sisällä. Tätä voidaan kuvata teeman ja reeman käsitteiden kautta.

Lausetasolla teemalla tarkoitetaan lauseen pääasiaa, usein lukijalle ennestään tuttua tietoa. Tuttuus saattaa johtua siitä, että lukija tuntee aiheen kokemuksensa tai toisen tekstin kautta, tai tieto on tullut esiin aiemmin samassa tekstissä. Reemalla puolestaan viitataan uuteen tietoon, joka teemasta eli lauseen pääasiasta esitetään. Uusien tietojen sisäistäminen helpottuu, kun lause alkaa lukijalle ennestään tutulla tiedolla.

Seuraavassa esimerkissä putkiremontin lähestyminen on jo ennestään lukijoiden tiedossa. Se, että asia etenee aikataulussa, on puolestaan uusi tieto, joka liittyy lauseen teemaan. Toisessa lauseessa teema–reema-rakenne jatkuu siten, että edeltävän lauseen reema siirtyy uuden teemaksi:

• Teema: Putkiremontin suunnittelu
• Reema: etenee aikataulussa.

• Teema: Aikataulu
• Reema: on alustava ja tarkentuu hankkeen edetessä.

Huom! Toisinaan saman sanan toistaminen (esimerkissä aikataulu) luo tekstiin turhaa toistoa. Sen voi usein korvata esimerkiksi pronominilla tai synonyymilla, mikä tuo tekstiin vaihtelua. Ole kuitenkin tarkkana sen suhteen, että pronominin (esim. hän, se, joka) viittauskohde on selkeä.

Lauseet on siis hyvä rakentaa siten, että niissä esitetyt tiedot tukevat seuraavien ymmärtämistä. Kun koko teksti rakentuu edeltävien lauseiden tapaan, lukija ei niin sanotusti tipu kärryiltä, koska uusia tietoja annetaan loogisesti edellisten pohjalta. Tietojen esittämisjärjestykseen on syytä kiinnittää huomiota erityisesti silloin, kun tekstillä on useampi kirjoittaja tai sitä on jouduttu tiivistämään. Näiden seurauksena informaatiorakenteeseen saattaa syntyä yllättäviä aukkoja tai siirtymiä, jotka heikentävät tekstin ymmärrettävyyttä.

Virkkeiden selkeys ja sivulauseiden määrä

Kirjoittajan on syytä huomioida myös virkerakenteet ja niiden selkeys. Toistuvat lisäykset ja sivulauseet saattavat katkaista lukijan ajatuksen, vaikka tarkoituksena olisi selventää tai tarkentaa virkkeen pääasiaa. Huomattavan pitkän virkkeen kohdalla kannattaakin pohtia, voisiko jotkut asiat esittää erillisessä virkkeessä.

Seuraavassa esimerkissä sivulauseet mutkistavat virkettä ja saattavat vaikeuttaa olennaisen tiedon löytämistä:

Asiantuntijaryhmä, joka suorittaa putkiremontin suunnittelukierroksen, alkaa kiertää B-rapun asuntoja järjestyksessä alhaalta ylös, minkä jälkeen siirrytään C-rapun asuntoihin, mikäli jää aikaa.

Saman asian voisi esittää selkeämmin jakamalla asiat kahteen virkkeeseen ja karsimalla sivulauseita. Näin tärkein tieto eli suunnittelukierroksen toteutustapa tulee selkeästi ilmi ensimmäisessä virkkeessä, ja toinen virke täydentää edeltävää:

Putkiremontin suunnittelukierroksen suorittaa asiantuntijaryhmä, joka kiertää B-rapun asunnot järjestyksessä alhaalta ylös. Tämän jälkeen siirrytään C-rapun asuntoihin, mikäli jää aikaa.

Virkkeiden pituutta ja monimutkaisuutta kannattaa arvioida erityisesti silloin, kun teksti sisältää paljon lukijalle uutta tietoa. Ymmärrettävyys on erityisen tärkeää, jos lukijan tulee toimia tekstissä esitettyjen ohjeiden mukaan. Jos teksti on monitulkintainen tai epäselvä, myös kirjoittajalle tai hänen edustamalleen taholle voi koitua ylimääräistä vaivaa.

Lue lisää:

• Iisa, Katariina (1997): Kirjoittaja ja tekstin ymmärrettävyys. Kielikello 3/1997.
• Iisa, Katariina ym. (1998): Tekstintekijän käsikirja. 2. painos. Helsinki: Yrityskirjat.
• Kankaanpää, Salli ym. (2009): Kohti parempaa säädöskieltä. Kielikello 2/2009.
• Piehl, Aino (2006): Ymmärrettävyyttä etsimässä. Virallinen lehti, Hyvää virkakieltä -palsta 60/2006.