Keskity kuin kotitoimiston samurai – 5 tapaa kukoistaa etätyössä

Aivotyötä tekevälle hyvä keskittymiskyky on yhtä ratkaiseva kuin lihakauppiaalle veitsi – sen pitää olla terävä ja saatavilla työn vaatimalla hetkellä. Mutta miten keskittyä aikana, kun kaikki ympärillämme kilpailee tästä kullanarvoisesta resurssista ja pää muistuttaa tietokonetta, jossa on liian monta auki olevaa ikkunaa? Jos siis herätessäsi et enää muista, onko kännykkä laite vai ruumiisi osa ja miltä tuntuu keskittyä – hoitaa asia kerrallaan, tervetuloa satojen tuhansien aivotyöläisten kerhoon!

Äkkiseltään etätyö vaikuttaa hyvin yksinkertaiselta. Herää, avaa läppäri, istu alas ja …tee töitä. Vauhdilla digitalisoitunut työelämä tarjoa meille mahdollisuuden olla saatavilla, työteliäs ja tehokas kellon ympäri. Viime aikoina jopa sängystä nouseminen on tullut yliarvostetuksi, kun työt on voinut hoitaa peiton ja pyjaman turvallisesta linnoituksesta käsin. Kätevää. Ja kun aikaa säästyy työmatkoilta ja kahviautomaatin päivystämiseltä, meillä pitäisi olla enemmän aikaa olennaiseen – työhön keskittymiseen, eikö vaan? Vaan ei ole. Ei ainakaan, jos työhyvinvointitutkimusten on uskominen. Aivotutkijoiden mukaan kyky keskittyä määrittelee aivotyön laadun ja sitä tekevän henkilön työhyvinvoinnin. Viimeaikaiset työelämän hyvinvointiuuutiset eivät anna asiasta kovin ruusuista kuvaa.

Teknologian huimassa kehityksessä ihminen muistuttaa aivot maitohapolla etenevää ultrajuoksijaa. Katse naulittuna ruutuun, sumea mielikuva juoksun tarkoituksesta. Viimeistään pandemian laukaisema massiivinen siirtyminen etätyöhön on nostanut aivotyöläisten keskittymisen ja hyvinvoinnin haasteet päivänvaloon. Niin huikea, sopeutumis- ja oppimiskykyinen laitos kuin aivomme ovatkin, ne eivät ole luotu sulattelemaan digitalisoituneen maailmamme tiedon ja keskeytysten tulvaa. Aivomme eivät ole kone, eivätkä toimi ilman, että käytämme ja huollamme niitä ohjekirjan mukaisesti. Siksi meidän tulisi pysähtyä ja tehdä keskittymisestä kaiken tekemisemme kulmakivi. Seuraavaksi viisi tapaa, joilla voit huoltaa aivoja ja kohentaa työn, aikaansaamisen ja hyvinvoinnin laatua.

1. Lopeta moniajo

Keskity vain yhteen asiaan kerrallaan. Piste. Ei tekosyitä. Jokainen neurofysiologi vahvistaa tämän. Jatkuva multitasking on aivotyölle myrkkyä. Tutkimusten mukaan jatkuva moniajo tarkoittaa aivotyössä heikompaa suoritusta, huonompia päätöksiä ja heikompaa älykkyysosamäärää suoritushetkellä. Tarkkaavaisuus ja korkeat kognitiiviset toiminnot ovat energiaa vievä laji. Hermosolujen viestintä perustuu toisiaan vahvistaviin signaaleihin. Siirtymät keskeneräisten tehtävien välillä lisäävät adrenaliinia ja hermosolujen väsymystä. Seurauksena keskittyminen, muisti ja oppiminen kärsivät, mutta virheiden määrä sekä ärtymyksen ja stressin määrä kasvaa. Aivotutkija ja psykologian tohtori Mona Moisalan mukaan moniajo on näennäistyöskentelyä, missä luodaan vimmatun tekemisen mielikuva saamatta mitään lopullista aikaseksi.

Erään tutkimuksen mukaan moniajo laskee työtehoa jopa 40 % ja jokaisen keskeytyksen jälkeen tarvitset noin 16 lisäminuuttia työaikaa päästäksesi tehtävän kannalta samaan kognitiiviseen tilaan, kuin ennen keskeytystä. Siispä jos siis aivot ja ajattelun laatu ovat työsi välineitä, kytke keskeytysten lähteet pois päältä ja hoida tehtävät mieluummin peräkkäin, kuin päällekkäin. Tämä on haastavaa, tiedän kokemuksesta. Et ehkä onnistu kytkemään pois päältä hyvää tarkoittavaa sosiaalista työkaveriasi tai lapsen avunhuutoa, mutta moneen keskeytykseen voit edelleen vaikuttaa. Ja ei hätää, ei kukaan huomaa, vaikka et osallistuisi kuumimpaan Twitter keskusteluun kesken raportin kirjoittamisen tai tarkista sähköpostiasi vartin välein. Monotasking – päätökselläsi huomaat olevasi päivä päivältä keskittyneempi, aikaansaavampi ja niin… fiksumpi.

2. Kirkasta päämääräsi

” Where focus goes, there energy flows.” Toisin sanoen, se mihin keskitymme, kasvaa. Aivotyö edellyttää virkeää, energistä olotilaa. Se on prosessi, joka vaatii, mutta samalla antaa paljon. Työssä onnistuminen edellyttää priorisointia ja kirkasta käsitystä siitä, mikä on kulloinkin työsi ydintarkoitus.

Tämä on toki helpommin sanottu kuin tehty, tiedän. Eivätkä sähköpostiin, Wilmaan tai WhatsApp:iin alati tulvivat huomion vaatimukset ainakaan helpota asiaa. Mutta viime kädessä me itse päätämme, mille päämäärille annamme aivojemme parhaat tunnit. Priorisointi on toki vaikeampaa, jos sinulla ei ole selkeitä päämääriä, vaan heräät joka aamuun reagoidaksesi sinuun kohdistuvaan huomion tarpeeseen. Tämä oli pitkään myös henkilökohtainen akilleen kantapääni. Kunnes löysin ratkaisun Kolmen päämäärän – säännöstä, jonka esitän alla.  Sääntö on Chris Bailey:n kirjasta The Productivity Project.  

Se menee näin:

• joka aamu (koti)työpisteellesi saapuessa mieti ja listaa kolme päämäärää, jotka päätät saavuttaa seuraavan kahdeksan tunnin aikana. Siis KOLME EHDOTTOMAN TÄRKEÄÄ ja KONKREETTISTA PÄÄMÄÄRÄÄ.
• kirjoita ne ylös ja …. toteuta suunnitelmasi.

Näin helppoa se on. Tee saman joka viikon alussa isommassa mittakaavassa. Kirja lupaa, että jokainen päämäärän asettamiseen käyttämäsi minuutti palautuu takaisin kymmenkertaisena ajan säästönä. Päämäärän asettaminen (ja teoilla priorisoiminen) kirkastaa työsi punaisen langan ja auttaa sinua navigoimaan oikeaan tekemiseen jatkuvan informaation ja keskeytysten keskellä. Se on kuin keihään varsi kärjen takana. Ilman vartta ja sinun sille antamaa liike-energiaa keihäs ei lennä, eikä kärki koskaan uppoa maaliin.

Kolme päämäärää on helppoa pitää mielessä, etkä joudu joka kerta päättämään, mihin kaikesta tietokohinasta on seuraavaksi tartuttava. Päivän ja viikon tavoitteet auttavat hahmottamaan työn tarkoituksen laajemmassa perspektiivissä ja miettimään, keskitytkö päivän aikana oikeisiin asioihin. Mitä voi jättää väliin, mille sanoa ”ei” ja mitä kenties ulkoistaa?

3. Etätoimistosi on linnasi

Valitettavasti tai ei, etätyö on tullut jäädäkseen. Paluuta ”vanhaan”, ainakaan samassa mittakaavassa tuskin tulee. Introverteille tämä on kenties riemukas, useimmille hyväksyttävä tosiasia. Mutta sen sijaan, että käyttäisimme aikaa asian harmitteluun, ehkä voimme käyttää tilaisuutta hyväksemme ja luoda juuri meitä miellyttävä kotityötila. Etätyö edellyttää samassa suhteessa hyvää valaistusta, ergonomiaa ja oikeanlaisia, työhösi sopivia tiloja ja välineitä kuin varsinaisen työtoimistosi olosuhteet. Jos siis toimistosi on edelleen siinä hätäisesti raivatussa keittiöpöydän nurkassa, hartiasi ovat jumissa ja taustalla kolisee, onko ihme, että keskittyminen ja työnteko tökkii?

Aivotyö edellyttää keskittymiselle otollista, rauhallista ja hiljaista tilaa. Ovi on ehdoton plussa, ikkuna luksusta. Taustamelun estävät kuulokkeet ovat omassa työssäni litteroijana ehdoton must have, mutta uskon niiden pelastavan myös muiden aivotyöläisten arkea. Koska työpöytäsi on tuottavuutesi ja keskittymisesi keskus, siihen panostaminen maksaa itsensä takuulla takaisin. Säästäminen kunnon työpöydän hankinnasta voi kostautua kiristyvän selän, hartioiden ja sittemmin myös mielen laadussa. Riittävän suureen ja järjestykseen kannustavan sähköpöytään panostaminen maksaa takuulla itsensä takaisin. Aivot ja keho toimivat parhaiten hyvin hapetettuina, joten seisominen ja jaloittelu työpöydän äärellä ovat helppo ja tehokas tapa parantaa aivotyön laatua.

Panosta myös valaistukseen. Riittävä valon määrä pitää aivojen vireystilaa optimaalisena ja keskittyminenkin helpottuu. Talvisin kirkasvalolamppu pitää huolen, että pysyt vireessä hämärinäkin päivinä. Pöydän sijoittaminen ikkunan eteen mahdollistaa päivänvalon lisäksi myös silmien lepuuttamisen intensiivisen näyttöpäätetyöskentelyn lomassa. Puhumattakaan, mitä ihmeitä huoneen tuulettaminen saa aikaan!

4. Pomodoro eli 25 minuutin sääntö

Nyt, kun olet valinnut päämäärät, estänyt keskeytykset ja optimoinut työpisteesi tukemaan timantinkovaa toimintaasi, on syytä tarkistaa ajankäyttöä. Keskittynyt aivotyö on ajattelukeskuksemme kannalta erittäin vaativaa HIIT-toimintoa. Siksi usein helposti lykkäämme vaativan työn aloittamista ja tyydymme sähköpostin tarjoamiin ”pikavoittoihin”. Voit sekä huijata että huoltaa aivojasi tunnetun Pomodoro-tekniikan avulla. Mallissa työskennellään intensiivisesti 25 minuuttia tärkeän tehtävän äärellä, jonka jälkeen pidetään lyhyt tauko. Neljän työjakson jälkeen seuraa pidempi tauko, jota voi hyödyntää lounaan tai rutiinipalaverin pitämiseen.  

Tekniikka on erityisen tehokas, kun sinun on tehtävä jotain vaativaa tai epämiellyttävää. Kun tiedät, että asiaan menee vain 25 minuuttia, on sen aloittaminen psykologisesti helpompaa ja käytännössä tuottavampaa. Aikanaan hoidin oman tutkimustyöni litteroinnin juuri Pomodoron avulla. Ilman sitä lopputyö ehkä vieläkin odottaisi sitä ”otollista aikaa”.

5. Huolla aivojasi

Aivosi ovat uskomaton kone, joka auttaa sinua melkein kaikilla elämän osa-alueilla. Syö riittävästi, laadukkaasti, säännöllisesti. Perusasia, josta helposti lipsuu. Aivot ja optimaalinen aivotyö vaativat kuitenkin koko ajan laadukasta energiaa ja ravintoaineita. Ravintoköyhä tai riittämätön syöminen on varmin tie keskittymisvaikeuksiin ja takkuisiin etätyöpäiviin. Laadukkaasta ravitsemuksesta on saatavilla reilusti tietoa, siksi jätän itsestäänselvyydet väliin. Aina tarpeellinen muistutus nykyaikana on kuitenkin se, että aivojen painosta suurin osa on rasvaa ja välttämättömien rasvahappojen ja vitamiinien saanti on edellytys hyvälle aivotoiminnalle. Välipalana pähkinät ja salaatin päälle öljyä ovat hyviä valintoja. Itse pidän myös voikahvista silloin, kun edessä on pitkä ja vaativa keskittymisprojekti. Onko ravitsemuksessasi korjaamisen varaa? Paikanna ja korjaa se.

Rasitu sopivasti. Liikunta ja aivojen hyvinvointi ovat tunnettu kaksikko. Liikunnan aikana aivot kylpevät hapessa ja koko keho saa keskittymisen ja motivaation kannalta välttämättömiä välittäjäaineita: dopamiinia ja endorfiinia. Liikunta myös laskee noradrenaliinin ja adrenaliinin tasoja, joista on huomattava apu stressin hallintaan ja siten aivotoiminnan optimointiin. Yksi etätyön eduista on se, että voit liikkua työn lomassa ja sinulle sopiva liikunta-aikataulu on entistä joustavampi. Jos tiedät syöväsi lounaan Teams- palaverin yhteydessä, ota pari varttia aikaa ennen sitä ja käy lyhyellä lenkillä. Itse tykkään tehdä HIIT-liikkeitä Pomodoro-jaksojen välissä ja näin saan tunnin kunnon lihastreeniä kuin huomaamattani. Etätyön konkarit vannovat kävelymaton nimeen. Se mahdollistaa kävelypalavereiden pitämisen kotitoimistolta poistumatta.

Nuku tarpeeksi. Unesta on puhuttu ja kirjoitettu paljon. Unen ratkaisevaa roolia hyvinvoinnin, eritoten aivojen, kannalta ei voi korostaa liikaa. Silti reilu osa ihmisistä nukkuu edelleen liian vähän. Itse tarvitsen toimiakseni vähintään 7–8 tuntia. Uni huoltaa aivoja, työmuistia ja stressin tuomaa kuormitusta. Univaje sen sijaan heikentää neuronien välistä toimintaa ja työmuistia, mikä näkyy vaikeuksina keskittyä, unohteluna, stressiherkkyytenä ja ärtyneisyytenä. Erityisesti haastavat, keskittymistä vaativat tehtävät kärsivät jo 1–2 tunnin univajeesta. Siispä nuku, hyvä ihminen. Ja psst… etätyössä voit hyvällä omalla tunnolla ottaa välillä kahvin sijaan päiväunet. Tutkimusten mukaan 15–20 min päiväunet tekevät ihmeitä ajattelulle, keskittymiselle ja huumorintajulle.

Ja jälkimäistähän me kaikki tarvitaan, jotta kaiken tämän koronamyllerryksen keskellä osaisimme vielä nauraa, rakastaa ja tehdä sitä, mitä etätyöksi kutsumme.