Tietosuojaseloste

Päivitetty 14.8.2026

Spoken Oy kunnioittaa yksityisyyttäsi ja käsittelee henkilötietoja huolellisesti, läpinäkyvästi ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja verkkosivustomme, asiakassuhteiden, markkinoinnin ja muun liiketoimintamme yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Spoken Oy
Y-tunnus 2628663-3
Viipurinkatu 12 L 285
00510 Helsinki
Suomi

Sähköposti: asiakaspalvelu@spoken.fi
Puhelin: +358 50 339 2407

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:
Jukka Ihatsu, toimitusjohtaja
jukka.ihatsu@spoken.fi
+358 50 359 8330

2. Milloin Spoken toimii rekisterinpitäjänä ja milloin henkilötietojen käsittelijänä?

Spoken toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään esimerkiksi asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteystietoja, verkkosivuston käyttäjätietoja, laskutustietoja sekä markkinointiin liittyviä henkilötietoja.

Asiakkaidemme meille litterointia, tekstitystä, käännöksiä tai muita kielipalveluja varten toimittama aineisto voi sisältää henkilötietoja. Näiden henkilötietojen osalta asiakas on yleensä rekisterinpitäjä ja Spoken toimii asiakkaan puolesta henkilötietojen käsittelijänä.

Tällöin käsittelemme henkilötietoja vain asiakkaan ohjeiden, sovitun palvelun sekä mahdollisen henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste ei korvaa asiakkaan omaa tietosuojaselostetta tai asiakaskohtaisesti tehtyä henkilötietojen käsittelysopimusta.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

  • nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero

  • organisaatio, tehtävänimike ja muut työrooliin liittyvät tiedot

  • asiakastilin ja käyttäjätilin tiedot

  • tarjouspyyntöihin, tilauksiin, sopimuksiin ja asiakaspalveluun liittyvät tiedot

  • laskutus- ja maksutiedot

  • kanssamme käyty viestintä

  • markkinointiluvat, -kiellot ja markkinointiviestintään liittyvät tiedot

  • verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot ja evästetiedot

  • rekrytoinnin yhteydessä meille toimitetut hakemus- ja CV-tiedot.

Asiakkaan toimittama projektiaineisto voi lisäksi sisältää esimerkiksi ääntä, kuvaa, nimiä, keskusteluja tai muita henkilötietoja sekä aineiston sisällöstä riippuen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Kun toimimme henkilötietojen käsittelijänä, käsittelemme näitä tietoja ainoastaan asiakkaan toimeksiannon toteuttamiseksi ja asiakkaan ohjeiden mukaisesti.

4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelujen tarjoaminen ja asiakassuhteen hoitaminen

Käsittelemme tietoja tarjouspyyntöihin vastaamiseen, tilausten toteuttamiseen, käyttäjätilien hallintaan, asiakaspalveluun, laskutukseen ja asiakassuhteen hoitamiseen.

Käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon, sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin ja soveltuvin osin Spokenin oikeutettuun etuun asiakassuhteen hoitamisessa.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Käsittelemme tietoja esimerkiksi kirjanpitoon, verotukseen ja muihin lakisääteisiin velvoitteisiin liittyen.

Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Palvelujen turvallisuus ja kehittäminen

Voimme käsitellä tarpeellisia tietoja palvelujemme toiminnan, tietoturvan, väärinkäytösten ehkäisemisen ja palvelujen kehittämisen yhteydessä.

Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ylläpitää turvallisia ja toimivia palveluja.

Markkinointi ja asiakasviestintä

Voimme käyttää yhteystietoja palveluistamme, uutisistamme ja muista asiakkaalle tai potentiaaliselle asiakkaalle relevanteista asioista viestimiseen.

Käsittely perustuu suostumukseen silloin, kun suostumusta edellytetään, ja muissa soveltuvissa tilanteissa Spokenin oikeutettuun etuun harjoittaa asianmukaista B2B-markkinointia.

Markkinointiviestinnän voi kieltää milloin tahansa.

Verkkosivuston analytiikka ja markkinoinnin mittaaminen

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkosivustomme käytön ymmärtämiseen sekä markkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen.

Muita kuin sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja seurantateknologioita käytetään käyttäjän tekemien evästevalintojen perusteella.

5. Mistä henkilötiedot saadaan?

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti:

  • henkilöltä itseltään

  • henkilön edustamalta organisaatiolta

  • asiakkaalta toimeksiannon yhteydessä

  • verkkosivustomme ja palvelujemme käytöstä

  • soveltuvissa tilanteissa julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä.

6. Kenelle henkilötietoja luovutetaan tai siirretään?

Emme myy henkilötietoja.

Käytämme liiketoimintamme toteuttamiseen luotettavia palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja puolestamme. Näitä voivat olla esimerkiksi:

  • verkkosivuston hosting-palvelut

  • pilvi- ja tallennuspalvelut

  • asiakas- ja käyttäjähallinnan järjestelmät

  • sähköposti- ja viestintäpalvelut

  • analytiikka- ja markkinointipalvelut

  • taloushallinto- ja laskutuspalvelut

  • palvelutuotantoon osallistuvat työntekijät, freelancerit ja muut alihankkijat.

Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on niiden tehtävän suorittamiseksi tarpeellista ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Voimme lisäksi luovuttaa tietoja viranomaisille, jos laki tai viranomaisen lainmukainen määräys sitä edellyttää.

7. Henkilötietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Pyrimme käsittelemään asiakkaiden projektiaineistoja ensisijaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella tai muussa sovellettavan tietosuojalainsäädännön kannalta hyväksyttävässä sijainnissa.

Osa käyttämistämme teknisistä palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että siirrolle on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste. Tällainen peruste voi olla esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet ja tarvittavat täydentävät suojatoimet.

8. Asiakkaiden projektiaineistojen tietoturva

Asiakkaidemme aineistojen luottamuksellinen käsittely on keskeinen osa palveluamme.

Asiakasprojektit hallitaan Spokenin omassa Spoken TOOL -järjestelmässä. Projektiaineisto säilytetään Google Cloud -ympäristössä EU:n alueella.

Pääsy projektiaineistoon rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat aineistoa toimeksiannon toteuttamiseen tai projektin hallintaan. Järjestelmän käyttäjät tunnistautuvat henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, ja palvelutuotantoon osallistuvia henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Litterointipalveluihin liittyvä aineisto käsitellään Spokenin hallitussa ympäristössä siten, ettei aineistoa siirretä ulkopuolisiin pilvipohjaisiin tekoäly- tai kieliteknologiapalveluihin.

Tekstitys- ja käännöspalveluissa voimme käyttää luotettavia kolmansien osapuolten teknisiä palveluja, kun se on palvelun toteuttamiseksi tarkoituksenmukaista. Tällöin edellytämme, että aineistoa käsitellään vain palvelun tuottamista varten ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Asiakkaan aineistoa ei käytetä kolmansien osapuolten tekoälymallien tai muiden järjestelmien kouluttamiseen.

Tarvittaessa voimme sopia asiakkaan kanssa projektikohtaisista tietoturva- ja tietosuojavaatimuksista.

9. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on niiden käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista tai laki edellyttää.

Asiakkaan projektiaineistot poistetaan järjestelmistämme viimeistään kolmen kuukauden kuluessa yksittäisen aineiston valmistumisesta, ellei asiakkaan kanssa ole sovittu muusta säilytysajasta.

Asiakas-, sopimus- ja laskutustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, mahdollisten oikeusvaateiden tai muiden perusteltujen tarpeiden vuoksi.

Kirjanpitoaineistoa säilytetään Suomen lainsäädännön edellyttämät ajat.

Markkinointia varten käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tiedot ovat käyttötarkoituksensa kannalta relevantteja tai kunnes henkilö vastustaa henkilötietojensa käyttöä markkinointiin tai peruuttaa suostumuksensa.

10. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita.

Sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä valintaa silloin, kun ne ovat tarpeen pyydetyn palvelun toteuttamiseksi.

Analytiikkaan, markkinoinnin mittaamiseen ja mainontaan liittyviä evästeitä käytämme käyttäjän tekemien evästevalintojen mukaisesti.

Evästeasetuksia voi muuttaa sivustomme evästeasetusten kautta.

Jos käyttäjä hyväksyy markkinointiin liittyvän seurannan, voimme käyttää mainosalustojen tarjoamia mittaus- ja kohderyhmätoimintoja markkinoinnin tulosten mittaamiseen. Näissä yhteyksissä voidaan käsitellä esimerkiksi verkkosivuston käyttötietoja ja soveltuvissa tilanteissa yhteystietoihin perustuvia tunnisteita.

11. Automaattinen päätöksenteko ja tekoäly

Emme käytä henkilötietoja sellaiseen täysin automatisoituun päätöksentekoon, jolla olisi henkilöön kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Voimme käyttää tekoälyä ja automaattista puheentunnistusta osana kielipalvelujen tuotantoa palvelukohtaisten käytäntöjemme mukaisesti. Tekoälyn käyttäminen esimerkiksi puheentunnistukseen ei tarkoita henkilöitä koskevaa automaattista päätöksentekoa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavasta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen sinulla voi olla oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä

  • saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin

  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista

  • pyytää henkilötietojen poistamista

  • pyytää käsittelyn rajoittamista

  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

  • saada tietyt tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen

  • peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.

Kaikkia oikeuksia ei sovelleta kaikissa tilanteissa.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöömme.

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein ottaen huomioon käsiteltävien tietojen luonteen ja käsittelyyn liittyvät riskit.

Käytämme muun muassa käyttöoikeuksien rajaamista, käyttäjien tunnistamista, salassapitovelvoitteita sekä hallittuja tietojärjestelmiä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, katoamiselta tai luovuttamiselta.

Mahdolliset henkilötietojen tietoturvaloukkaukset käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja niistä ilmoitetaan viranomaisille ja rekisteröidyille silloin, kun laki sitä edellyttää.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme, käyttämiemme palvelujen tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen versio julkaistaan verkkosivustollamme ja sivun alussa ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.

Pyydä tarjous